Wat is PDF?
PDF (Portable Document Format) is door Adobe bedacht om digitale documenten geschikt te maken voor uitwisseling tussen verschillende apparaten, besturingssystemen en/of programma’s. PDF is een betrouwbaar formaat omdat de inhoud van een PDF-bestand overal op dezelfde wijze wordt getoond. Het is een print-format en wordt veel gebruikt als basis voor drukwerk. Een PDF-document is normaal gesproken niet digitaal toegankelijk maar kan dit wel gemaakt worden.
PDF is inmiddels een open ISO standaard geworden en kan koppelingen, knoppen, formuliervelden, audio, video en bedrijfslogica bevatten.
Een toegankelijke internet is voor iedereen bereikbaar. Ook voor mensen met een beperking. Het betekent dat alle informatie op je website benaderbaar en bedienbaar moet zijn voor mensen met een lichamelijke beperking. Ook moeten de teksten begrijpelijk moet zijn voor minimaal 80% van de bevolking: ook wel bekend als niveau B1.
PDF of HTML?
Wanneer je PDF-documenten op een toegankelijke wijze online wilt plaatsen moet je ze beter leesbaar maken voor voorleessoftware en andere hulpapparatuur die gebruikt wordt door mensen met een beperking. Een pdf-document moet aan dezelfde voorwaarden voldoen als een webpagina. Vraag je eerst af of je de informatie uit het bestand niet beter als gewone webcontent online kunt plaatsen. Een webpagina heeft een aantal belangrijke voordelen boven het plaatsen van een PDF-bestand. De belangrijkste voordelen zijn:
- HTML is veel eenvoudiger toegankelijk te maken;
- meer lezers doordat de HTML beter vindbaarheid en gemakkelijker te delen is;
- HTML is prettiger leesbaar op de mobiele telefoon.
En dit laatste voordeel wordt steeds belangrijker om het mobiel gebruik toe blijft nemen!
Hoe maak je een PDF-document toegankelijk?
Wanneer een PDF-document niet omgezet kan worden naar HTML en het online geplaatst moet worden, kun je ervoor zorgen dat het document toegankelijk gemaakt wordt. Je hebt daarvoor allereerst het bronbestand van de PDF nodig. Een PDF kan aangemaakt zijn vanuit MS Word of een andere teksteditor, Adobe Indesign of door een Document Management Systeem. De eerste stap is het goed structureren van het bronbestand.
Hoe maak je het bronbestand toegankelijk?
Een goed gestructureerd bronbestand maakt gebruik van:
- hierarchische kopstijlen (Kop1, Kop2, Kop3 etc)
- de lijstfunctie (bullet points) voor opsommingen
- informatieve tabellen en gebruikt geen tabellen voor opmaak
- een alternatieve tekst voor afbeeldingen (of geef aan dat de afbeelding decoratief is)
Om binnen een organisatie het goed structureren van bronbestanden te vergemakkelijken kun je het beste werken met templates voor de meest gebruikte documententypen.
Wat maakt een PDF-bestand toegankelijk?
De belangrijkste punten om een PDF toegankelijk te maken zijn:
- metadata met o.a een betekenisvolle documenttitel die zichtbaar is in de titelbalk en een taalaanduiding;
- een goed contrast tussen tekst- en achtergrondkleur. En alle visuele informatie (grafieken en tabellen) is niet alleen afhankelijk van kleur;
- bladwijzers die in een PDF-reader kunnen worden gebruikt om snel door een document te bladeren;
- een goede codelaag, structuur en leesvolgorde;
- afbeeldingen hebben een beschrijvende alternatieve tekst, kort en bondig. En niet relevante objecten (herhalende header en footer, decoratieve elementen) zijn als zodanig gemarkeerd.
Bewaren, controleren en aanpassen
Bij het opslaan of exporteren van het bronbestand als PDF is het belangrijk software te gebruiken die het bestand omzet zonder informatieverlies. Bij het exporteren of opslaan kun je een documenttitel meegeven en aangeven dat de koppen als bladwijzers worden opgeslagen.
Veel gratis software is niet geschikt om toegankelijke PDF’s te maken. Libre Office / Open Office vormt hierop een gunstige uitzondering.
Met Adobe Acrobat Pro of PDF Accessibility Checker (PAC) kun je de toegankelijkheid van een PDF-bestand nakijken. Ook kun je met Adobe Acrobat Pro een PDF-bestand repareren en verbeteren. Een uitkomst wanneer je het bronbestand niet meer kunt terugvinden. Een goedkoper alternatief voor Adobe Acrobat professional om een PDF bestand te bewerken is Kofax Power PDF.